Вашият бизнес се нуждае от софтуер за управление на цифрови активи?

DAM софтуер - Какво може да направи за вашето студио

Софтуерът за управление на цифрови активи позволява на бизнеса сигурно да съхранява, управлява и споделя модерно уеб съдържание и цифрови преживявания. Те включват изображения на продукти, PDF файлове и най-често видео за ефективна продажба на стоки онлайн. Има и информационни листове, демонстрации на продукти и брошури, които да управлявате както за цифрова, така и за печатна реклама. 

Ако не използвате DAM софтуер, най-вероятно вашият бизнес има система, съчетаваща процеси. Обикновено това е с много изключени инструменти и бази данни. Въпреки това, системи като тези често са ресурсоемки и скъпи. Те включват много ръчни стъпки, както и работната сила, необходима за всеки етап от производството.

Но кога е време да инвестираме в по-цялостно DAM решение? В тази публикация ще ви помогнем да оцените как управлявате и споделяте цифрово съдържание днес. Ще разгледаме болезнените точки, с които се сблъскват различните видове компании, и как DAM системите влияят върху общите разходи и продажби. Прочетете, за да научите повече, включително кога вашият бизнес може да се възползва най-много от DAM софтуера.

‍

‍

‍

Кога да помислите за инвестиране в DAM софтуер

Като цяло, колкото повече съдържание произвеждате и разпространявате, толкова повече вашият бизнес може да се възползва от DAM софтуера. От една страна, DAM решенията елиминират много ръчни и повтарящи се процеси. Това намалява както дългосрочните, така и големите оперативни разходи. 

DAM софтуерът може също да свързва множество системи. Те дават възможност на бизнеса да постигне повече за по-малко време и с по-малко хора. Но това не са единствените предимства на DAM решенията. Нека навлезем направо в него. По-долу са причините, поради които различните фирми използват DAM софтуер, заедно с това как PhotoRobot отговаря на нуждите на клиентите.

‍

1 - Управлението на големи обеми цифрови активи е сложно

Една от основните причини, поради които компаниите обмислят DAM софтуера, е да намалят времето, необходимо за управление и споделяне на цифрови активи. Обикновено това е, когато бизнесът се нуждае от по-устойчив подход за производство и разпространение на съдържание с голям обем.

Например, PhotoRobot клиенти често управляват широк спектър от цифрови активи. Това е с помощта на автоматизирани решения за продуктова фотография за електронна търговия, които драстично ускоряват производството на съдържание. Всичко, което е необходимо, е една фотосесия, за да заснемете пълни галерии с изображения заедно с маркетингови ъгли, видео и 360 продуктова фотография. 

След това резултатите трябва да преминат през осигуряване на качеството и накрая за публикуване или споделяне във всички канали, в които се появява продуктът. И все пак, всеки от тези процеси може да бъде сложен, особено без софтуер, който централизира вашите цифрови активи. Ето защо PhotoRobot интегрира DAM в своя пакет от софтуер.

‍

Как централизираната DAM система улеснява управлението

Чрез интегрирането на DAM в клиентските работни процеси, PhotoRobot помага на компаниите да:

• Централизирайте цифровото съдържание за по-лесно управление, преразпределение, мониторинг и сигурност.
• Ограничете необходимостта от допълнителни членове на екипа, които да обработват и разпространяват цифрови активи.
• Автоматизирайте широк спектър от повтарящи се, повтарящи се задачи.
• Намалете оперативните разходи и генерирайте повече възможности за продажби.

‍

‍

‍

2 - Задачите за управление на цифрови активи отнемат твърде много време

Друг често срещан проблем, пред който са изправени компаниите, е, че просто отнема твърде много време, за да управляват своите цифрови активи. И обикновено това се дължи на безбройните повтарящи се задачи, които отиват в управлението и споделянето на съдържание. Само за да назовем няколко от многото, те включват задачи като:

• Именуване на файлове, структуриране и форматиране за вътрешна употреба (продуктови каталози, емисии за електронна търговия) срещу външна употреба (разпространение до дистрибутори). Често всеки от тях ще има различни спецификации за различни изходи.
• Управление на цифровите права и разрешения, разпространение на съдържание до дистрибутори и записване на това, което излиза на кого и кога.
• Работа с цифрови активи, разпределени в множество бази данни и платформи.
• Прикачване, контролиране и асоцииране на метаданни във цялото съдържание на продукта.
• Опит за намаляване на "времето за пускане на пазара", за да се подобрят възможностите за продажби.
• Автоматизиране на възможно най-много процеси, за да се намалят разходите за управление и разпределение на активите.

‍

Как DAM софтуерът спестява време и разходи за повтарящи се задачи

Голяма част от стойността на DAM решенията може да бъде измерена чрез нивото на автоматизация, което носи на студиото. Ефективното DAM решение ще:

• Частично или напълно автоматизиране на повтарящи се, отнемащи време задачи.
• Освободете човешки ресурси, така че вашият екип да може да се съсредоточи повече върху основния ви бизнес.
• Намаляване на оперативните разходи за управление и разпространение на цифрово съдържание.
• Подобряване на съдържанието на продукта "време за пускане на пазара" и по този начин увеличаване на продажбите като цяло.

‍

‍

‍

3 - Проследяването на всички цифрови активи е сложен процес

Загубата на цифрови активи може да доведе до загуба на продажби. Това е толкова вярно в електронната търговия, колкото и във всички продажби и маркетинг. И наистина, лесно е да се загубят следите на цифровите активи без централизирани инструменти и бази данни. Ако някой липсва, това може да бъде дълъг, сложен процес за извличането им. Това е още повече при по-големи обеми управление на цифрови активи.

Нека вземем за общ пример един от по-големите производствени клиенти на PhotoRobot.

• Представете си производител, който произвежда линии от 5000 до 10 000+ продукта.
• За всеки продукт производителят има пълна галерия с неподвижни изображения, маркетингови ъгли и завъртане 360. 
• Някои продукти също имат PDF файлове, демонстрации на продукти и 3D модел за електронна търговия или конфигуратор на продукти.
• Има и брошури, информационни брошури и видеоклипове с уроци.
• Някои продукти все още изискват изображения, някои липсват други активи, а някои са готови за публикуване.
• Други остават в процес на работа на различни етапи от производството.
• Нито един от тези цифрови активи не е централизиран в една база данни.

В този случай, как може всеки един човек – или екип – точно и последователно да гарантира, че всеки продукт има необходимите си активи? Просто е невъзможно.

‍

Как DAM софтуерът прави възможно управлението на голям обем

Ефективното DAM решение ще направи производството с голям обем по-лесно за управление за целия екип: ръководители на проекти, фотографи и QA. 

Да вземем например интегрираното управление на цифровите активи на PhotoRobot.

• Софтуерът централизира цифровите активи и всички свързани с тях свойства. 
• Всички активи са организирани в различни папки по изходи, всяка от които може лесно да се търси.
• Данните и метаданните служат като указателни табели за търсене, извличане и достъп до контрол на цифровите активи.
• Членовете на екипа могат лесно да получат достъп до задачите, за които отговарят, със страници за мениджъри на студия, фотографи, клиенти или ретушисти.
• Отчетите в реално време показват текущата работа на членовете на екипа, изпълнението на задачите, задачите и предстоящите проекти.
• Заедно с интеграцията PhotoRobot работния процес, екипите имат видимост в реално време на цифровите активи на всеки етап от производството.

‍

‍

4 - Невъзможно е да се предостави достъп до цифрови активи по всяко време и навсякъде

Без централизиране на цифровите активи, предоставянето на достъп на вътрешни или външни страни, когато имат нужда от това, може да бъде сложно. Всъщност, понякога това е просто невъзможно. Членовете на екипа, външните страни и клиентите често са разпръснати в различни часови зони. Това може да означава заявки за достъп до цифрови активи денонощно. 

Когато членовете на екипа нямат достъп до това, от което се нуждаят, когато имат нужда от него, всичко се забавя. Те или трябва да произведат нови активи, за да заменят това, което липсва, или, още по-лошо, да разпределят непълно продуктово портфолио. Всеки път струва повече време, може да доведе до по-малко продажби и идва при по-високи оперативни разходи.

Вземете например аутсорсинг ретушер в кратък срок или ръководител на проект, който трябва да публикува съдържание навреме. Ако те не могат да получат достъп до това, от което се нуждаят, когато имат нужда от него, продажбите, както и репутацията на бизнеса са на линия.

‍

Как DAM софтуерът осигурява лесен достъп

DAM софтуерът ще гарантира, че отговорните членове на екипа, външни страни и клиенти имат достъп до своите активи по абсолютно всяко време. Вземете управлението на цифрови активи с PhotoRobot например отново.

• Софтуерът помага на бизнеса да сложи край на "силозите" за цифрови активи.
• Потребителите могат да организират активи по проекти и папки, всички в рамките на една система. 
• Централната база данни позволява лесно търсене и извличане на активи по всяко време.
• Функциите за външно споделяне улесняват предоставянето на достъп на клиенти и възложени на външни изпълнители таланти.
• Потребителите могат да прикачват или преглеждат коментари и информация като метаданни във файлове.
• Софтуерът е базиран на браузър, което позволява отдалечен достъп до цифрови активи. 
• Отговорните страни винаги могат да намерят активите, от които се нуждаят, и да наблюдават текущата работа.
• Нивата на разрешение на потребителя гарантират, че членовете на екипа имат достъп само до задачите, по които работят, като само информацията е свързана с тях.

‍

‍

5 - Трудно е да се осигурят и наблюдават всички цифрови активи

Друго предизвикателство е осигуряването на всички цифрови активи, особено всички недовършени, поверителни или строго секретни фирмени материали. При изключени системи това може бързо да стане неуправляемо. 

Първо, някой трябва да се заеме със стратегизирането, разработването и прилагането на план за сигурност в множество системи. След това те трябва да намерят средство за наблюдение на дейностите, налагане на сигурност и архивиране на всички активи на компанията. Това е изключително висока поръчка, която по-често оставя активите уязвими за загуба или кражба.

Само помислете колко време – и разходи – отива в производството на съдържание, от самата фотография до редактирането и QA. Вашите активи също са изключително важни за продажбите, като времето за пускане на пазара е основен приоритет за маркетинга при операции с голям обем. По този начин активите се нуждаят от надеждна сигурност, както и редовни резервни копия за всеки случай.

‍

Как DAM на PhotoRobot позволява по-висока сигурност

За да осигурите съхранение на всичките си цифрови активи, PhotoRobot може да се похвали с няколко уникални функции за сигурност.

• PhotoRobot позволява на потребителите да съхраняват всички активи в централизирана система.
• Резервните копия са автоматизирани, като редовните одити гарантират най-високите нива на сигурност.
• Софтуерът дава възможност за многорегионално внедряване на цифрови активи с възстановяване след бедствие.
• Всички данни са в ISO 27001 и са защитени чрез Google Cloud, с достъп само чрез TLS-криптиране.
• Многорегионалното, гео-излишно съхранение използва изчислителни облаци за съхраняване на данни излишно в поне две географски местоположения за надеждно възстановяване след бедствие.
• Местата за съхранение винаги са на разстояние най-малко 100 мили, за да се избегне всякакъв престой.
• Георезервираността се случва асинхронно, докато многорегионалните данни за съхранение са излишни в рамките на поне едно географско местоположение веднага след качването.

‍

‍

6 - Преразпределението на съдържанието включва твърде много ръчни стъпки

Ако работите с дистрибутори или дистрибутори, те ще имат свои собствени изисквания за форматиране и редовни срокове. Ако не отговаряте на очакванията, продажбите могат бързо да се сринат, тъй като клиентите няма да имат актуално съдържание, което да разпространяват. И все пак, форматирането и разпространението могат да бъдат най-малкото редовна работа. Това също може да бъде болезнено бавен и скъп процес. Нека отново вземем за пример по-големите производители.

• Производителите могат да имат стотици дистрибутори, всеки от които изисква най-новото съдържание своевременно.
• Всеки дистрибутор продава различни комплекти продукти от производителя.
• Производителят има различни изисквания за формата за всеки дистрибутор.
• Дистрибуторите очакват специфично форматиране: като конвенции за именуване на файлове, типове файлове, резолюция на изображението и др.

За средни до големи производители това обикновено изисква служител на пълен работен ден, отговорен за форматирането и разпространението. Въпреки това, DAM софтуерът все още може да управлява голяма част от тежкото повдигане.

‍

Как DAM софтуерът елиминира ръчните процеси на доставка

Форматирането и доставката на съдържание е друга област, която DAM софтуерът може частично да автоматизира напълно. Да вземем за пример процеса на доставяне на PhotoRobot съдържание.

• Софтуерът дава възможност на потребителите да маркират цифрови активи като "проверени", за да споделят незабавно работа с клиенти за преглед и публикуване.
• Облачната обработка позволява незабавно и автоматично доставяне на файлове след заснемане на изображения.
• Клиентските страници в софтуера създават лично пространство за клиенти като дистрибутори и дистрибутори да получават цифрови активи.
• Клиентите могат да влязат в страницата си за бърз преглед на проекти, елементи и статуси на артикули.
• Всичко, което е необходимо, е няколко кликвания, за да изтеглите активи, готови за уеб. 
• Директната интеграция с експортни емисии, уебсайтове и приложения за електронна търговия позволява незабавно публикуване при одобрение.
• Всички елементи са в компютърно четим формат, като поддръжката на JSON и XML формати е налична на ниво проект, организация или клиент.
• Потребителите могат да задават свойства на елемента като име, ИД, SKU, състояние, времево клеймо и др.

Автоматизацията допълнително дава възможност за автоматично форматиране според индивидуалния профил на всеки клиент. Целта е да се опрости получаването на цифрови активи за всички съответни клиенти, като същевременно се отговори на уникалните изисквания на всеки от тях.

‍

‍

7 - Времето за пускане на пазара на съдържание на продукта е твърде бавно

Колкото по-дълго е необходимо продуктовото съдържание да достигне до пазара, толкова по-дълго отнема на активите да генерират стойност. Помислете за типичните етапи на производство, които отиват в получаване на съдържание за потребителя. 

• Бизнесът определя обхвата на производството на съдържание, от кои продукти до видовете медии.
• Студиото произвежда дигиталните активи.
• Студиото публикува активи в DAM система за преглед и QA.
• Ръководителят на проекта одобрява цифровите активи или ги изпраща за допълнително ретуширане (понякога на възложени на външни изпълнители таланти).
• Бизнесът публикува готови за уеб активи във вътрешна система (като продуктова страница или емисия за електронна търговия).
• Дигиталните активи излизат на дистрибуторски или дистрибуторски канали.

Ако всеки етап от производството е разпределен в множество системи, както и вътрешни и външни човешки ресурси, това става скъпо. Това е още повече, когато използвате инструменти, изключени от вашите работни потоци и с малко или никаква автоматизация.

‍

Как DAM софтуерът може драстично да намали времето за пускане на пазара 

В допълнение към автоматизираното форматиране и доставка на файлове, DAM решението на PhotoRobot може да намали времето за пускане на пазара по няколко начина.

• DAM е неразделна част от софтуера за работни процеси на PhotoRobot, което означава, че потребителите могат да централизират данните за цифровите активи, производството и напредъка. 
• Фотографските страници осигуряват лесен достъп до задачи, търсене и навигация, както и статуси на артикули за комуникация на работни потоци и производство.
• Интегрираните процеси на одобрение в рамките на заявлението правят QA възможно за вътрешни и външни членове на екипа или клиенти.
• Пълнотекстовото търсене позволява навигация между проекти, елементи, папки, клиенти и потребители, с условни заявки за търсене на елементи и статуси на елементите.
• Bulk износ на изображения е на разположение в рамките на приложението или чрез самостоятелна помощна програма за експортиране. Тя позволява на потребителите и клиентите да извличат изображения с необходимото качество, структура на името на файла, формат и резолюция с едно кликване.

Заедно тези функции спомагат за централизирането на всички етапи на производство. Те представляват по-малко закъснения и по-малко преместване на активи между системи или ресурси. В крайна сметка това означава значително намалено време за пускане на пазара и по този начин повече съдържание в ръцете на потребителите.

‍

‍

‍

8 - Трудно е да се стандартизират и управляват метаданните

Когато активите са разпределени в множество системи, друго предизвикателство, пред което са изправени доставчиците, е стандартизирането и управлението на метаданните. Пример за това е прикачването на метаданни към файл с информация за продукта като описание, тегло или размери. Това може да бъде дата на собственост, информационни маркери или алтернативен текст на изображение за онлайн публикуване.

Чрез добавяне на метаданни към медиен файл той става индексируем, достъпен за търсене и по-управляем. Това обаче често изисква много ръчно въвеждане. След това, с все повече и повече медии за управление, прилагането на стандарти в множество платформи става все по-сложно.

Представете си, че се опитвате да стандартизирате метаданните в 1000+ продукта, всеки със собствено портфолио от цифрови активи. Някои съдържат маркетингови ъгли, близки планове и подробни снимки. Други могат да включват завъртане 360, видео или 3D модел. Прикачването на метаданни към всички тези активи бързо и по рентабилен начин просто не е възможно без помощта на DAM Software.

‍

Как DAM софтуерът опростява управлението на метаданните

Ефективният DAM софтуер ще автоматизира много етапи на стандартизиране на метаданните. Вземете например как PhotoRobot интегрира CubiScan в работните процеси и управлението на цифрови активи. CubiScan ни позволява да получим точните тегла, измервания и размери на продуктите, преди да започнем фотосесията. След това тази информация можем да съхраняваме в база данни веднага щом я запишем. 

Отвъд това. DAM системата на PhotoRobot предоставя няколко решения за управление на метаданни. 

• Софтуерът може да осигури отдалечен достъп (по всяко време, навсякъде) за управление на метаданни в централното хранилище на цифрови активи.
• Потребителите просто предоставят идентификационни данни за влизане на вътрешни членове на екипа или на външна страна, за да въвеждат или променят данни.
• Настройките позволяват на потребителите да създават и запазват автоматизирани параметри за различни категории продукти, проекти, клиенти или организации.
• Автоматизацията позволява автоматично именуване на файлове. 
• Потребителите могат да импортират всякакъв вид данни чрез инструмента за импортиране на CSV или чрез извикване на API. 
• Системата дава възможност за импортиране на данни за продукта, описания, адаптивни структури с маркери на колони и поддръжка на различни свойства.

‍

‍

‍

‍

9 - Осигуряване на качеството липсва или напълно липсва

С течение на времето цифровите активи могат да се намират във все повече и повече системи, което прави осигуряването на качеството трудно или липсващо изцяло. Това е още по-вярно при работа с различни отдели, доставчици, дистрибутори или дистрибутори.

Някои изображения са в каталози. Други са в маркетингови промоции, разпространявани до дистрибутори или в различни инициативи за продажби. И все пак, имате нужда от всеки от тях, за да представите марката, както е днес, и с най-добрите си снимки напред. 

Без централизирана система това може да стане невъзможно. Просто не е лесно да наблюдавате и да гарантирате най-високо качество на вашите цифрови активи във всички канали, които се появяват. Висококачествените маркетингови снимки в крайна сметка се смесват с по-ниско качество на съдържанието на продукта. И в крайна сметка липсата на последователност прави бизнеса да изглежда непрофесионално. Още по-лошо, това не е добре за продажбите.

‍

Как DAM софтуерът позволява свободно и ефективно сътрудничество

DAM в рамките на PhotoRobot софтуер помага на екипите да наблюдават и прилагат по-добре процесите за осигуряване на качеството, независимо дали са вътрешни или аутсорсинг. Това се дължи на широката гама от функции за споделяне на проекти и одобрение на клиенти. 

• PhotoRobot софтуер улеснява споделянето на проекти с клиенти или предоставянето на достъп до проекти на външни ретуши.
• Инструментите за навигация позволяват бързо преглеждане между елементите и отчетите с подробна информация и статистически данни за папки или избрани снимки.
• Потребителите могат да прикачат инструкции като коментари към отделни цифрови активи или цели папки.
• Потребителският интерфейс обединява облачната част на приложението с локалното приложение. Това означава, че всички детайли, които прикрепяте локално, се виждат веднага в облака и обратно. 
• Потребителите могат да въведат коментар и да уточнят за кого ще бъде видим.
• Етикетите позволяват на потребителите да уведомяват получателите за нови коментари и да маркират коментари, готови за действие, разрешени или завършени.
• Статусите на работния поток комуникират напредъка, със състояния на ретуширане, за да маркират елементи, готови за ретуширане или завършване. 
• Клиентите могат да одобрят или отхвърлят "проверена" работа с едно кликване на мишката. Те могат също така да прикачат обратна връзка или инструкции, ако е необходимо допълнително ретуширане.

‍

‍

‍

10 - Дубликатите на цифрови активи са в различни системи

Друго усложнение при работа с цифрови активи с течение на времето е справянето с дубликати в различни системи. Дубликатите се появяват при форматиране на носители, за да отговарят на различни изисквания на клиента (тип файл, качество, разделителна способност и т.н.). 

От своя страна изискванията за съхранение и разходите за съхранение се увеличават. Дубликатите също затрудняват индексирането и търсенето на съдържание и по този начин също толкова трудни за управление. С 1000 активи, това може да бъде скъп, отнемащ време процес най-малкото.

‍

Как PhotoRobot намалява необходимостта от дублирано съдържание

С интеграцията на DAM на PhotoRobot е възможно напълно да се премахне необходимостта от дублирано съдържание. Потребителите също имат достъп до всички цифрови активи, от оригиналните файлове до крайните изходи за различни клиентски мрежи.

• Директната интеграция на DAM с работния процес незабавно създава резервни копия при заснемане на изображения и качва оригинални файлове в облачното хранилище.
• Всички файлове са отдалечено достъпни за всички потребители по всяко време
• Потребителите могат да автоматизират форматирането, както и последващата обработка според спецификациите на клиента.
• Няма нужда от дублиращи се файлове с мащабиране на изображения в реално време и поддръжка на JPEG & WebP формати на изображения.
• Базираната на облак, глобална мрежа за доставка на съдържание (CDN) осигурява бързо зареждане и перфектна разделителна способност на пикселите на всяко устройство.
• Неограниченият брой изгледи и прехвърлянето на данни означава, че няма допълнителни разходи. Потребителите плащат само за съхранението на данни, което използват.

‍

‍

Дали PhotoRobot DAM решение за моя бизнес?

PhotoRobot интегрира управлението на цифрови активи с хардуер за студийна фотография, технология за автоматизация и софтуер за работни процеси. Поради това знаем, че PhotoRobot няма да е подходящ за всеки бизнес. Софтуерът свързва всички етапи на производство и е движещата сила зад нашето автоматизирано оборудване за продуктова фотография. 

Той не се интегрира и никога няма да се интегрира с други производители на хардуер, нито ще функционира хардуерът ни с други системи за управление. По този начин PhotoRobot е за фирми, които търсят цялостното студийно решение. Ние произвеждаме различни размери 360 грамофони, роботизирани рамена, многораменни системи и други – всеки със софтуерно задвижване, автоматизация на работния процес. 

Любопитни ли сте да научите повече за това какво PhotoRobot можете да направите за вашия бизнес? Помислете за резервиране на демо днес. Ще вземем вашата продуктова линия и ще създадем персонализирана студийна конфигурация за вашите специфични изисквания, от производството до управлението на цифровите активи.